Как правильно нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек

Каждый работодатель или его уполномоченное лицо обязаны вести книгу учета трудовых книжек, а также вкладышей к ним. Правила ведения этого документа являются общепринятыми и касаются в равной степени и физического лица-предпринимателя. Поэтому работодатель и лицо, уполномоченное выполнять данные обязанности, должны знать, как правильно пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек.

Для чего нужна книга учета трудовых книжек?

Книга учета предназначена для регистрации всех трудовых книжек, которые приносят работники при приеме на работу. В ней также указываются реквизиты вкладышей, выданных за период работы. Если сотрудник при трудоустройстве приносит вкладыш, его тоже необходимо зафиксировать в книге учета. Форма заполнения этого документа считается общепринятой для всех работодателей и организаций.

В случае увольнения работнику обязаны вернуть трудовую книжку, а он должен поставить подпись в книге учета, что будет являться подтверждением факта передачи.

Книга учета имеет формат А4, ее обложка плотная. Это обусловлено тем, что срок ее эксплуатации довольно длительный и будет лучше, если книга сохранит аккуратный внешний вид. Лицо, которое отвечает за книгу учета, может принять дополнительные меры, чтобы сохранить документ в надлежащем виде. Как правило, книга содержит более 1000 строчек, предназначенных для записей. Все линии четкие и удобной ширины. Страницы в книге пронумерованы. В том случае, если в книге учета нет нумерации страниц, работодатель должен сделать это сам.

Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Это нужно сделать шариковой ручкой, цифры указываются внизу страницы в правом углу. На обложке в конце книги необходимо зафиксировать общее количество страниц и заверить.

Работодатель или уполномоченное им лицо в обязательном порядке должны выполнить следующие действия по отношению к книге учета:

• пронумеровать;
• прошнуровать;
• заверить личной подписью работодателя;
• заверить сургучной печатью или опломбировать.

Соблюдение этих требований обязательно, так как в случае аудита организаци книга учета также может быть проверена. Если будут обнаружены несоответствия по ведению или оформлению документа, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Работодатель должен помнить, что если книга учета трудовых книжек длительное время велась неправильно, исправить все записи будет очень сложно, а иногда и невозможно, так как некоторые работники уже могут быть уволены. Гораздо проще изначально оформить и вести документ правильно, это избавит от необходимости делать лишнюю работу в случае проверки.

В зависимости от правил, которые приняты в организации, можно приобрести книгу учета трудовых книжек двух типов:

• прошнурованную и с пломбировкой;
• без прошнуровки и пломбировки.

В некоторых компаниях принято самостоятельно оформлять книгу учета. Но и в первом варианте книга не является полностью оформленной. Ее необходимо заверить подписью руководителя и печатью, а также на последнем листе указать количество страниц.

Заполнение книги

Как заполняется книга учета движения трудовых книжек, должен знать работодатель или его уполномоченное лицо. Законодательством не установлен четкий порядок нумерации записей и страниц в книге учета, которая заводится в том случае, когда старая книга полностью заполнена. Практически все организации ведут книгу учетов по аналогии с вкладышем, то есть в каждой последующей книге учета трудовых книжек нумерация продолжается, а не начинается заново.