Как можно исправить фамилию в трудовой книжке?

Изменение данных в основных документах, к которым относится и трудовая книжка, является очень ответственной процедурой и требует неукоснительного соблюдения правил и норм законодательства. То, как исправить фамилию в трудовой книжке, имеет важное значение для корректного начисления в дальнейшем пенсии и других социальных выплат.

Причины изменения фамилии

Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.

Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина. Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию.

Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.

Виды ошибок в указании фамилии в трудовой книжке

Записи, произведенные на титульном листе, должны обязательно заверяться самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подлинность записанных сведений подтверждается соответствующими подписями. Поэтому возможность появления ошибок сводится к минимуму, но в реальной жизни они все-таки появляются.

Такие ошибки нередки при заполнении в маленьких организациях, где нет отдела кадров и профессиональных кадровых специалистов, а документацию ведет бухгалтер или другой сотрудник по совместительству. Ошибки появляются при записи фамилии на слух, невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Эти неточности будут дорого стоить владельцу книжки при оформлении пенсии и подтверждении стажа, когда, например, Иван Матрёнин или Николай Аленин не смогут доказать, что именно они проработали 30 лет под фамилиями Матренин и Оленин, занесенными в их трудовые книжки.

Иногда при изменении фамилии работники, ведущие учет трудовых книжек, не соблюдают установленную процедуру и густо замазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что ее невозможно прочитать. Это является нарушением, и в данном случае трудовую книжку придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Бывают случаи, когда сотруднику изменили фамилию на титульном листе трудовой книжки, но забыли внести такие же изменения во вкладыше.

Необходимость исправления фамилии

Если хотя бы одна буква фамилии в трудовой книжке не совпадает с той фамилией, которая написана в паспорте, могут возникнуть проблемы при начислении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать трудовой стаж, если фамилия в данном документе не совпадает с фамилией, указанной в паспорте.

Для подсчета правильного стажа придется добиваться подтверждения законной принадлежности бумаги (может быть, даже через обращение в суд). Поэтому следует исправлять ошибки в написании фамилии в трудовой книжке сразу же после их обнаружения и не откладывать этот процесс на потом.

Документы об изменении фамилии

Внесение в трудовую книжку об изменении фамилии должно проводиться по месту работы в последней организации на основании приказа руководства об изменениях в документах, содержащих определенные персональные данные, в том числе и в трудовую книжку.

Перед изданием такого приказа сотрудник должен подать заявление с просьбой изменить фамилию в соответствующих документах (трудовом договоре, трудовой книжке и других), к которому следует приложить копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, документ об изменении прежней фамилии, решение суда и другие). Подлинники надо предъявить работодателю. В трудовой книжке надо обязательно указать номер и дату выдачи таких документов.

Процедура изменения фамилии в ТК

Существует следующий порядок изменения фамилии работника во вкладыше трудовой книжки:

• всю фамилию надо зачеркнуть одной ровной и непрерывной чертой (нельзя зачеркивать только часть букв);
• новую фамилию следует записать рядом или на строке ниже (если эта строка свободна);
• на внутренней стороне обложки следует указать все необходимые ссылки на предъявленные документы (названия, номера и даты выдачи);
• под информацией о предъявленных документах необходимо поставить соответствующую подпись работодателя или сотрудника отдела кадров и печать организации, в которой в настоящий момент работает сотрудник (или принимается на работу).

Четкая формулировка записи на внутренней стороне обложки не приводится в Инструкции. Если фамилия изменяется впервые, то возможно указать только новую фамилию («Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании паспорта № ___, выданного таким-то учреждением «___» 19__ или 20__ года»). Если фамилия изменяется уже во второй (и более) раз, то логично указать старую и новую фамилию («Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сергеева» на основании…»)

Исправление ошибок в написании фамилии в ТК

В Правилах (п.27-28) и Инструкции (п.1.2) сообщается об исправлениях записей в ТК, но конкретно о записях на титульном листе не сообщается. Внесение изменения фамилии в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция), где сообщается о том, что фамилию можно изменить при предъявлении личных документов, но об исправлении именно ошибок не упоминается.

Случай «неправильного заполнения» (первичного) косвенно рассматривается в 42 пункте Правил (уничтожить испорченную ТК) и 48 пункте (работодатель должен заплатить за замену испорченной ТК).

Например, некто Муратов поступает на работу и должен получить свою первую в жизни трудовую книжку. Но при заполнении кадровик ошибается и пишет «Маратов». Нужно ли менять запись фамилии в трудовой книжке? Нет, следует уничтожить бланк и составить об этом акт.

Следует помнить, что руководитель предприятия отвечает за учет и хранение ТК, потому что именно руководитель назначает сотрудников отдела кадров (или лиц, их замещающих) и обязан контролировать их работу.

За нарушение порядка учета и хранения ТК должностные лица могут понести дисциплинарные наказания в зависимости от уровня их ответственности, а также нести иную ответственность в случаях, которые предусмотрены в законодательных актах.

Исправление «старых» ошибок на титульном листе

Но как быть, если ошибка появилась раньше – на старом месте работы – и ее заметили только теперь?

В Правилах подсчета стажа для утверждения пенсий (№555, 24.07.2002, 44 пункт) и Правилах подсчета стажа для определения пособия по болезни и родам (№91, 06.02.2007, 26 пункт) указано, что в случае несовпадения фамилии, написанной в ТК, с данными паспорта или свидетельства о рождении, то принадлежность ТК именно этому лицу устанавливается при предъявлении свидетельства о браке, документа о перемене фамилии, справок из зарубежных госучреждений или в суде.

В этом случае необходимо подавать заявление в суд, чтобы установить факт принадлежности ТК. Заявление подается по месту регистрации, следует оплатить пошлину и попросить суд вынести постановление о том, что данная трудовая книжка, выданная, например Петровскому, на самом деле была выдана Пиотровскому.

На практике сотрудник не всегда обращается в суд для того, чтобы подтвердить, что данная книжка (и стаж) принадлежат именно ему. Довольно часто сотрудники отдела кадров меняют фамилию в трудовой книжке точно так же, как в случае перемены фамилии при вступлении в брак.

Основанием для такой практики служат положения пунктов 26-28 Правил ведения ТК, где указано, что если выявляется неточность или неправильность записи (просто «записи», а не конкретно фамилии), то ее надо исправить там, где она была допущена – то есть на старом месте. На новом месте тоже можно внести исправления, но для этого необходима справка от старого работодателя.

Например, таким документом может считаться справка, выданная о том, что во время первоначальных записей, то есть первичного заполнения ТК, была допущена та или иная ошибка в написании фамилии сотрудника.

Справка должна быть надлежащим образом заверена (подпись ответственного лица и печать организации) и желательно оформлена на официальном бланке предприятия. Работник может самостоятельно обратиться за такой справкой в прежнюю организацию к бывшему работодателю или попросить своего действующего работодателя оказать ему в этом необходимое содействие.

Какие трудности могут возникнуть?

В случае реорганизации старой компании, справку должен выдать ее правопреемник. Если старая организация ликвидирована, то новый работодатель может произвести исправления при предъявлении «соответствующего документа».

Как видно, в указанных пунктах не говорится именно о замене фамилии, а также о том, что паспорт может являться достаточным основанием для такой замены.

В данном случае вопрос о том, как правильно указать в трудовой книжке об изменении фамилии, может повлечь неприятные последствия для работодателя, если личность сотрудника фактически неизвестна для кадровиков, а фамилия изменяется только на основании паспорта.

Для исправления ошибок необходимо запрашивать справки на старых местах работы. Но эти организации могут быть ликвидированы, преобразованы, проданы или вообще находиться за рубежом после распада Советского Союза, а документы в архивах могут быть утеряны.

Поэтому наиболее законным путем будет все-таки обращение в суд и официальное установление принадлежности трудовой книжки именно этому лицу.