Как делают бухгалтерский учет бланков и вкладышей трудовых книжек

Относительно ведения трудовых книжек существуют разработанные и утвержденные правительством правила и инструкции. Один из актуальных вопросов, с которым обращаются к этим документам, – как вести бухгалтерский учет бланков трудовых книжек.

Трудовые книжки как особый документ

Документ, который должен иметь при себе любой гражданин, устраивающийся на работу, – трудовая книжка. Она должна быть современного образца и иметь многочисленные степени защиты от фальсификации.

Почему трудовая так важна для людей? Почему она приравнивается к особо важным документам?

В первую очередь рабочая книжка сотрудника – это возможность отследить его многолетний стаж, который был наработан за всю трудовую жизнь. А во вторую, и это самое главное – книжка рабочего помогает оформлению пенсии гражданина, когда наступает пенсионный возраст. Сведения о специалисте, должность, переводы, увольнения, награждения – все это фиксируется в книжке работника.

Здесь же осуществляется фиксирование записей о прохождении сотрудником воинской службы, ОВД, других особо важных органах, о времени получения квалификации, ее повышения и кадровой подготовке. Если специалист работает по совместительству, то эти данные также могут быть записаны в документ.

Информация записывается на предприятии, где работает гражданин на данный момент. Данные действия осуществляет руководитель, работник кадров или человек, занимающийся трудовыми в силу своей профессии. Ведение трудовой, внесение в нее информации, наличие вкладышей, копий и так далее – все это прописано в правилах, инструкциях и Трудовом кодексе России.

Именно поэтому должна быть строгая подотчетность данного документа, а также должен вестись бухучет трудовых книжек на любом предприятии.

Отражение в бухучете бланков трудовых книжек

Если человек впервые пришел устраиваться на работу, то руководителю необходимо обеспечить его наличием такового бланка. Для этого гражданину нужно написать заявление руководителю предприятия. На оформление книжки отводится пять дней.

В организации всегда должно быть нужное количество трудовых и вкладышей к ним. Их руководитель компании закупает заранее в специализированных местах продажи, уполномоченных на это, за определенную законом плату по договору, предварительно направив заявку в нужный адрес. Но работодатель должен взять с работника полную сумму за приобретение книжки. Исключением является лишь пункт тридцать четвертый и пункт сорок восьмой Правил:

• потеря или утрата документа (массовый характер), который находился в организации,
• неверное заполнение первой страницы документа ответственным лицом.

В таковых случаях ответственность за оплату нового бланка или дубликата возлагается на руководителя компании.

По прошествии месяца сотрудник, ответственный за книжки работников, должен проинформировать бухгалтерский отдел:

• о количестве бланков и вкладышей,
• о денежной прибыли за оформление.

Количество чистых бланков, оставшихся в конце месяца, бухгалтерия учитывает досконально (штучно).

В любой компании должна присутствовать бухгалтерская документация:

• книга по учету прихода и расхода бланков рабочих книжек и вкладышей;
• книга по учету движения рабочих книжек и вкладышей.

Книги ведет кадровый работник (подразделение) или та служба, которая занимается оформлением сотрудника в организацию.

Данные книги нужны для того, чтобы производить законный учет трудовых и вкладышей всех сотрудников в определенной организации. Для них указана специальная форма ведения, утвержденная законодательством России.

Приходно-расходная книга

Данный бухгалтерский документ имеет в себе массу важной информации о рабочих книжках:

• регистрация (учет),
• операции получения и расходования (сведения о них).

При этом обязательно вносится серия и номерной знак каждой книжки и вкладыша. К тому же данный вид бухгалтерского документа должен сочетать в себе все необходимые аспекты, установленные законодательством:

• твердый переплет (для сохранности внешнего вида книги),
• нумерация страниц (производится до внесения данных),
• шнуровка и пломба на книге,
• надпись о количестве страниц на шнуровке (заверительная).

В книге о приходе и расходе трудовых (вкладышей) имеются столбцы (графы), которые заполняются в соответствии с правилами. Основной раздел:

• номер записи,
• число, месяц, год,
• получение и отпущение (от кого, кому),
• указание документа,
• приход (количество книжек и вкладышей, сумма),
• расход (количество трудовых и вкладышей, сумма).

Также в документе имеется дополнительная информация о правильном ведении таких книг.

Очень важно знать, что отражение в учете трудовых книжек недействительно без контрольной пломбы. Она нужна для того чтобы уберечь данную документацию от незаконного пользования. Ставится пломба после того, как уполномоченный человек сделает все необходимые записи в титульник, а также заверительную надпись по количеству страниц. Перед установкой устройства пишется номерной знак пломбы.

Если книга заполнена неправильно или ее вообще не существует в организации, то это нарушение закона. В законодательстве указанно, что в таких случаях компания несет административную ответственность (штраф до 50 тысяч рублей).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Данный документ имеет такое же немаловажное значение, как и предыдущий. В нем идет отражение движения трудовых книжек (вкладышей) в бухгалтерском учете.

Регистрация (учет):

• поступления книжек (вкладышей),
• книжек (вкладышей), выданных работникам.

Регистрация и выдача вкладышей происходит в организации лишь на момент работы в ней сотрудника. Так что если работник предъявил книжку и вкладыш, сделанный в другом месте, то регистрируют исключительно сам документ.

Завести такого рода книгу необходимо всем руководителям независимо от типа организации. Хранится документ семьдесят пять лет (срок утвержден законодательством).

Основные условия для книги учета движения такие же, как и приходно-расходной:

• твердый переплет (для сохранности внешнего вида книги),
• нумерация страниц (производится до внесения данных),
• шнуровка и пломба на книге,
• надпись о количестве страниц на шнуровке (заверительная).

Основной раздел документа содержит графы:

• нумерация,
• число приема на работу,
• ФИО владельца книжки,
• номерной знак и серия книжки,
• должность, профессия сотрудника,
• название места работы,
• номер и число документа-основания,
• роспись ответственного лица,
• сумма за трудовые (вкладыши),
• дата выдачи книжки владельцу (то есть дата увольнения),
• подпись владельца.

Книга содержит примеры, инструкции, правила ведения. Пломба ставится с теми же требованиями, что и в книге учета прихода/расхода. Строгий отчет, который ведется при хранении трудовых (вкладышей), указывает на особую важность документации. Выдача бланков лицу, отвечающему за книжки рабочих, происходит исключительно с подачей заявки.