Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним
Трудовые книжки — это документы строгой отчетности. По этой причине работодателям следует знать, как и где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, и организовать их правильный учет.
Обеспечение бланками
В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил) у каждого работодателя постоянно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладыши к ним. Изготовление этих документов возложено на Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Бланки должны иметь определенную степень защиты и отвечать установленным требованиям. Работодатель может приобрести эти бланки у юридического лица либо ИП (распространителя), проводя оплату бланков на основании договора.
Наличие у работодателя достаточного запаса бланков трудовых книжек необходимо для того, чтобы производить их оформление в следующих случаях:
— когда работник поступает на работу впервые.
— отсутствие у нового сотрудника трудовой книжки по причине ее утери или в связи с ее повреждением (оформляется новая книжка). Для этого требуется письменное заявление работника, в котором следует описать причины отсутствия либо повреждения его книжки (ст. 65 ТК РФ).
— утеря (повреждение) трудовой книжки по вине работника либо работодателя (при этом следует оформить дубликат).
— ошибочное первичное заполнение бланков.
— в иных случаях.
Вкладыш оформляется, когда все страницы любого из разделов трудовой книжки были заполнены и продолжать ее ведение далее не представляется возможным (п.38 Правил). Следует отметить, что вкладыш является недействительным без наличия трудовой книжки. При оформлении вкладыша, его необходимо будет вшить в заполненную трудовую книжку соответствующего работника.
Работник, которому выдается соответствующий новый бланк, должен оплатить его стоимость. Исключение составляют случаи ошибочного первичного заполнения бланков либо их порчи не по вине сотрудника. Об испорченных таким образом бланках составляется акт, и они подлежат уничтожению, а расходы за эти бланки ложатся на работодателя.
Хранение и учет бланков
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним обычно хранятся в отдельном помещении бухгалтерии в несгораемом сейфе, чтобы максимально обеспечить их защиту от повреждения и утраты.
Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей ведется обязательная приходно-расходная книга. В эту учетную книгу следует вносить данные обо всех действиях, которые связаны с получением и расходованием этих бланков, с обязательным указанием их номера и серии (п.41 Правил).
Бланки необходимо выдавать по заявке сотрудника кадровой службы предприятия, который по приказу был назначен ответственным за заполнение трудовых книжек. В конце месяца данный ответственный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет о наличии у него этих бланков и о суммах, которые были получены за их оформление. К этому отчету ему следует приложить приходный кассовый ордер предприятия (п.42 Правил).
Требования к учетной книге и ее заполнение
Исходя из п. 41 Правил книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна отвечать следующим требованиям:
- страницы необходимо пронумеровать;
- книгу следует прошнуровать и опломбировать либо скрепить сургучной печатью;
- книгу необходимо заверить подписью работодателя.
Лучше, если переплет этой учетной книги будет твердым, так как ее заполнение ведется несколько лет, а затем ее необходимо хранить на протяжении пяти лет.
Эта учетная книга должна вестись ответственным лицом по утвержденной форме (Приложение №2). В ней следует регистрировать все приобретенные и реализованные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.
Приложение № 2
к Постановлению
Минтруда России
от 10.10.2003 № 69
ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ
ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ
| № | Дата | От кого полу — чено или кому отпу — щено | Основание (наиме — нование документа, № и дата) |
Приход | Расход | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| число | месяц | год | Количество | Сумма (руб.) | Количество | Сумма (руб.) | |||||
| трудо — вых книжек (серия и номер) | вклады — шей (серия и номер) | трудо — вых книжек (серия и номер) | вклады — шей (серия и номер) | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
В этой книге учета на титульном листе указывается полное название организации, на втором листе — фамилия, инициалы и должность ответственного за ее заполнение, период заполнения, а также номер и дата приказа о назначении этого ответственного. Далее необходимо заполнять все предусмотренные этой книгой графы, в них необходимо указать:
- 1 — регистрационный номер выданных бланков.
- 2, 3, 4 — дату получения либо выдачи бланков (заполняется арабскими цифрами).
- 5 — название контрагента, который производит поставку данных бланков в вашу организацию либо фамилию, инициалы и должность ответственного лица, которому были выданы эти бланки.
- 6 — название, номер и дата документа, который был предоставлен в качестве основания для получения этих бланков.
- 7 — количество, а также серию и номер приобретенных трудовых книжек.
- 8 — количество, а также серию и номер приобретенных вкладышей в трудовую.
- 9 — сумму покупки в рублях.
- 10 — количество, а также серию и номер выданных трудовых книжек.
- 11 — количество, а также серию и номер выданных вкладышей.
- 12 — сумму реализованных бланков в рублях.
Ответственность
Работодатель обязан правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей. Для этого он может отдельным приказом назначить ответственное лицо.
Если данные Правила не были соблюдены, то ст. 5.27 КоАП РФ для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности до трех месяцев, либо наложение штрафа.