Что следует делать предприятию в связи с утерей трудовых книжек работников и как их восстановить

При помощи трудовой книжки соискателя работодатель может узнать о нем многое: опыт работы на той или иной должности, трудовые перерывы и прочие карьерные перемещения. Этот документ ведется на том предприятии, которое считается основным рабочим местом, и ответственность за его заполнение и хранение несут работодатель и работник кадрового отдела. Потеря трудовой книжки чревата многими проблемами не только для ее владельца, но и для лица, которое обязано обеспечивать ее сохранность. Что делать предприятию в связи с утерей трудовой книжки работника, и как сотруднику ее восстановить?

Ответственность нанимателя за сохранность трудовых книжек

Трудовой кодекс РФ предусматривает ответственность за халатность при ведении и хранении трудовых книжек – она возлагается на начальство предприятия, в котором работает сотрудник. Вместе с этим работодатель обязан обеспечивать надежное хранение не только этого документа, но и вкладышей к нему. Также он должен ответственно подходить к организации учета трудовых книжек всех сотрудников и их выдаче. Распоряжением руководства организации может быть назначено лицо, которое принимает на себя всю ответственность за хранение трудовых книжек сотрудников, и в основном им становится кадровик.

В том случае, если работодатель нарушил установленные Трудовым кодексом правила заполнения и хранения трудовых книжек, он понесет наказание в соответствии с законодательством России.

• Юридическое лицо – административный штраф от 30 до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности организации на три месяца.
• Должностное лицо – штраф от одной до пяти тысяч рублей.
• Должностное лицо с повторным правонарушением хранения трудовых книжек – запрет деятельности сроком от одного до трех лет.
• Индивидуальный предприниматель – штраф от одной до пяти тысяч рублей или приостановление деятельности организации на срок 90 дней.

Потеря трудовой книжки из-за халатности работодателя

К юристам нередко обращаются с вопросом о том, что делать, если на работе потеряли трудовую книжку. Прежде чем дать ответ, специалист должен разъяснить несколько ситуаций. В период трудовой деятельности человека в какой-либо организации его трудовая книжка хранится в кадровом отделе. Сотрудник кадровой службы не имеет права выдавать работникам трудовые книжки по их просьбе, так как законом обозначено, что данный документ отдается владельцу только после его увольнения. Если кадровик отдал его сотруднику по личной просьбе, то он нарушил правила ТК РФ.

Часто бывают такие случаи, при которых происходят изменения внутри предприятия, и расположение кадрового отдела может быть перенесено в другое место. Вместе с этим перемещается вся документация с информацией о сотрудниках. Нередко после этого обнаруживается утрата чьей-то трудовой книжки, и такая потеря происходит по вине работодателя.

Если на работе потеряли трудовую книжку, первое, чего не стоит делать, – это паниковать, так как ее очень просто восстановить. Вначале наниматель должен сообщить работнику об этом инциденте и после предоставить ему дубликат документа.

Оформление дубликата

При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки в третьей графе раздела с информацией о работе необходимо внести весь общий стаж работника (если таковой существует), который был приобретен до работы в данной организации. Трудовой стаж вносится суммарным числом без уточнений занимаемых должностей, названий организаций, в которых работал сотрудник, и без указания периода трудовой деятельности. То есть кадровику следует написать общее количество лет, месяцев и дней стажа, не ссылаясь при этом на подтверждающие документы (распоряжения, приказы о приеме/увольнении/переводе работника в предыдущих организациях).

Ниже отметки с общим числом рабочего стажа следует внести все записи из копий приказов с предыдущих рабочих мест сотрудника. Важно проверить, чтобы даты записей суммарно совпадали с общим количеством стажа. В противном случае дубликат трудовой книжки будет признан недействительным. Процесс по сбору копий приказов и распоряжений полностью возлагается на работодателя.

Судебная практика

Восстановление утерянной по вине нанимателя трудовой книжки не приносит никаких проблем, хоть и требует некоторого времени. Однако на практике известны случаи, когда работодатель намеренно игнорировал факт своей халатности и не спешил оформлять своему подчиненному дубликат документа.

Если на работе потеряли трудовую книжку, и руководство предприятия после увольнения работника отказывается своевременно выдавать ему дубликат, последний обязан обратиться с исковым заявлением в суд и потребовать оформления дубликата и возмещение морального и материального ущерба. Суд классифицирует такие неправомерные действия работодателя как намеренное удержание трудовой книжки и привлечет его к ответственности, установленной законодательством России.

За удержание трудовых книжек наниматель может быть привлечен к административным, материальным, уголовным и дисциплинарным наказаниям. Размер материальной и моральной компенсации устанавливается судом. Кроме этого, он понесет ответственность за допущенную халатность при хранении и учете трудовых книжек своих подчиненных.

Потеря трудовой книжки по вине соискателя

После увольнения с работы кадровая служба организации обязана внести в трудовую книжку бывшего сотрудника соответствующую запись, ссылаясь на распоряжение руководства. После этого документ выдается на руки бывшему работнику, и с этого момента он лично отвечает за его сохранность.

Если работник потерял трудовую книжку спустя некоторое время после увольнения, то он должен самостоятельно позаботиться о ее восстановлении. Для этого ему потребуется приобрести чистый бланк документа, самостоятельно посетить все предыдущие места работы и обратиться к кадровикам с просьбой о восстановлении утерянных записей и прочих данных. В том случае, когда компания пережила реорганизацию, внести записи в трудовую книжку обязан ее правопреемник. При ликвидации предприятия внести запись в трудовую книжку могут работники городского архива, в котором хранятся сведения о деятельности бывшего работодателя. Однако иногда бывает так, что городской архив ничем не может помочь, так как вероятность того, что руководство ликвидированной организации сдавало туда всю документацию, довольно низка.

Еще одним решением станет обращение в Пенсионный фонд. Работники фонда также могут помочь владельцу утерянной трудовой книжки с восстановлением данного документа. Однако это будет возможным только при условии, что работодатель делал все необходимые пенсионные отчисления, которые предусмотрены законом.

Другие варианты восстановления трудовых книжек

Сейчас проблема восстановления утерянных трудовых книжек очень актуальна. В последнее время появились компании, которые по просьбе клиентов собирают сведения об их трудовой деятельности и в итоге предоставляют заказчику восстановленный документ. Услуги таких фирм недешевые, однако обращение к ним лишает владельца утерянной трудовой книжки каких-либо проблем и хлопот.

Если потеря документа обнаруживается в момент приема на новое рабочее место, то будущее руководство может предложить нанимателю два варианта:

• оформление новой трудовой книжки (хорошее решение в том случае, когда в утерянном документе содержится незначительный трудовой стаж);
• предоставление помощи при оформлении дубликата.

Во втором варианте работник должен самостоятельно посетить предыдущие места работы и взять копии распоряжений (приказов) о его приеме/переводе/увольнении. Далее на основании этих документов кадровик с нынешнего места работы оформляет дубликат.

Также решением станет посещение бывшего рабочего места (если оно является единственным) с просьбой о выдаче дубликата. В этом случае работодатель принимает заявление бывшего сотрудника при утрате трудовой книжки, передает его копию в кадровый отдел, где производится оформление дубликата.