Warning: call_user_func_array() expects parameter 1 to be a valid callback, no array or string given in /var/www/valeriy/data/www/opersonale.ru/wp-includes/class-wp-hook.php on line 298
Главная » Кадровый учет » Трудовая книжка » Что подразумевают под правильностью заполнения трудовой книжки

Что подразумевают под правильностью заполнения трудовой книжки

На данный момент все процедуры по заполнению и оформлению трудовых книжек проводятся в соответствии с правилами, описанными в Трудовом кодексе РФ. Однако в некоторых случаях у кадровиков возникают трудности при внесении записей в этот документ. Во избежание неприятных ситуаций следует рассмотреть подробнее все нюансы, от которых зависит правильность заполнения трудовых книжек.

Единые требования к заполнению трудовой книжки

Правильность заполнения трудовых книжекТрудовая книжка – это обязательный документ. Он ведется на каждого человека, который работает на предприятии не менее пяти дней при условии того, что эта работа является для него основной. К таким сотрудникам могут причисляться те, кто ведет свою трудовую деятельность в организации на временных/сезонных условиях, или числится внештатным персоналом с обязательным соцстрахованием. Трудовая книжка работников по совместительству ведется на их основном рабочем месте, а в том случае, когда работодатель по своей вине теряет оригинал, он обязан выдать подчиненному дубликат документа.

Все обязательные записи в трудовой книжке вносятся полностью, без сокращений, имеют собственный порядковый номер в соответствующем разделе, а даты записываются только арабскими цифрами. В этом случае день и месяц обозначаются двумя цифрами, а год – четырьмя.

В момент приема нового сотрудника работодатель обязан проверить трудовую книжку на факт ее подлинности. Для этого в первую очередь сверке подлежат данные на первой странице (сверяются с данными в паспорте работника). Помимо этого, титульный лист документа должен иметь печать предприятия, которое является первым рабочим местом подчиненного. Если печать на титульном листе отсутствует или неразборчива, то трудовая книжка признается недействительной.

Когда выявляется то, что при приеме на работу у соискателя трудовая книжка недействительна или же вовсе отсутствует, работодатель должен завести новую. Иногда бывает так, что у нового работника не закрыта последняя запись о трудоустройстве (отсутствуют данные об увольнении с последнего места работы). В такой ситуации делать новую запись о приеме запрещается до тех пор, пока в трудовой книжке не будет юридического подтверждения факта увольнения.

В соответствии с Трудовым кодексом России, в трудовую книжку нельзя вносить отметки о взысканиях, наложенных на работника (исключением является запись об увольнении). Но запись о непрерывном стаже или о невключении определенного времени в непрерывный стаж обязана вноситься в установленном Трудовым кодексом порядке.

Разделы в трудовой книжке

В каждой трудовой книжке имеются три раздела:

  • данные о сотруднике;
  • данные о трудовой деятельности;
  • данные о награждениях.

В первом разделе, который находится на титульной страничке, указываются данные о работнике, а именно ФИО, дата рождения, информация об образовании и специальности (профессии). Все сведения вносятся полностью, без инициалов и сокращений, опираясь на информацию в паспорте и дипломе об образовании сотрудника. После того, как титульный лист трудовой книжки был заполнен, работник обязан тщательно проверить правильность записи и поставить свою подпись. После этого титульный лист подписывается сотрудником отдела кадров, несущим ответственность за заполнение трудовых книжек, и в завершение под записями ставится гербовая печать предприятия.

Второй раздел трудовой книжки содержит информацию о трудовой деятельности человека. В него вносятся отметки о приеме на должность, переводе и увольнении. Каждая запись должна быть оформлена соответствующим образом, с указанием даты, должности и наименования предприятия. Все записи подкрепляются номером приказа и печатью (штампом) организации.

Третий раздел – награждения. Он предназначен для фиксации фактов награждения и наград сотрудника с указанием достижений, даты награждения и документа, который является основанием для внесения записи. Если же какой-либо раздел заполнен полностью (нет свободного места для новых отметок), то сотрудник отдела кадров должен оформить дополнительный специальный вкладыш для трудовой книжки.

Поэтапное руководство по заполнению трудовой книжки

При приеме человека на работу специалист кадрового отдела обязан проверить наличие у него трудовой и правильность ее оформления/заполнения. В том случае, когда у работника нет этого документа, то кадровик должен его завести и заполнить все необходимые разделы в соответствии с требованиями Инструкции, которая утверждена Постановлением Правительства России №69.

Заполнение трудовых состоит из трех этапов, и необходимо рассмотреть каждый из них более подробно.

Этап первый: проверка или запись данных на титульном листе

Правильное оформление записи в трудовой книжке будет признано таковым только после того, как на титульной страничке будут заполнены следующие данные:

  • ФИО работника (на основании паспорта);
  • дата рождения (полностью, арабскими цифрами);
  • наличие образования;
  • название рабочей специальности (например, инженер);
  • дата внесения записей (не более чем через 5 дней с момента оформления на первое рабочее место);
  • подпись работника;
  • инициалы сотрудника кадрового отдела;
  • штамп/печать предприятия.

Этап второй: внесение записей

Оформление трудовой книжки в 2014 годуПосле того, как титульная страничка трудовой книжки прошла процесс проверки или заполнения, можно начинать заносить сведения о приеме на работу. Все это необходимо сделать в течение первых пяти дней работы нового сотрудника. В начале новой записи о трудовой деятельности следует поставить печать предприятия, в котором отмечена информация об организации, или же написать ее вручную. Далее начинается заполнение всех разделов.

  1. Первый раздел с порядковым номером записи. Номер записи пишется сразу под штампом, напротив информации о приеме сотрудника на работу или же его увольнении (переводе) с занимаемой должности.
  2. Второй раздел содержит дату заполнения. Дата пишется только арабскими цифрами и обязана соответствовать дате приема на работу (увольнения или перевода), вне зависимости от того, когда была заполнена трудовая книжка. В этом случае дата приема на работу соответствует дате в трудовом договоре, а дата увольнения – последнему дню трудовой деятельности сотрудника на предприятии.
  3. Третий раздел предназначен для внесения записи о приеме на должность (увольнении, переводе), наименовании организации, отделе (сокращения не допустимы) и подписи хозяина трудовой книжки.
  4. Четвертый раздел – основание, в соответствии с которым была внесена запись. Тут может быть указан один из следующих документов:
  • протокол;
  • решение общего собрания;
  • приказ.

Этап третий: о награждениях

В разделе о награждениях отмечаются все случаи присвоения работнику почетных званий, государственных наград, награждения грамотами, дипломами и значками, которые предусмотрены законом РФ, уставом предприятия или коллективным договором. В этом случае внесение соответствующей записи проводится так же, как и при заполнении раздела со сведениями о приеме на работу.

  1. Первый раздел – номер записи.
  2. Второй раздел – дата занесения записи.
  3. Третий раздел – вид награды, кто награждал, и за какие заслуги она была выдана.
  4. Четвертый раздел – документ, на основании которого была занесена запись (приказ, указ или постановление).

Внесение записи о совместительстве

Такой документ, как трудовая книжка, должен заполняться той организацией, в которой работник ведет свою трудовую деятельность в качестве основного работника. Записи о том, что человек работает по совместительству, не являются обязательными данными для внесения в трудовую книжку. Однако если сотрудник настаивает, то эту информацию также можно внести в раздел со сведениями о работе.

Исправление информации на титульном листе

Когда возникает потребность в исправлении основной информации работника на титульном листе трудовой книжки (например, смена фамилии после замужества/развода), прежняя фамилия аккуратно зачеркивается ручкой, и рядом пишутся новые данные. В качестве основания для смены персональных данных сотрудника могут быть использованы:

  • свидетельство о заключении/расторжении брака,
  • паспорт,
  • документ об изменении даты рождения, отчества, имени и прочего.

Ссылка на документ, который был использован отделом кадров для смены данных на титульном листе, отмечается на обложке трудовой книжки, с внутренней стороны, и заверяется штампом/печатью предприятия и подписью ответственного лица или руководителя.

Случается такое, что в написании личных данных работника были допущены ошибки (например, Наталья вместо Наталия, или ошибка в написании фамилии), и погрешность выявляется в момент смены рабочего места в процессе проверки трудовой книжки на соответствие с паспортом. В этом случае работник должен отправиться к бывшему работодателю и попросить его об обеспечении исправления всех ошибок или обнаруженных неточностей.

Распространенные ошибки при заполнении

Правильное оформление записи в трудовой книжкеОформление трудовой книжки 2014 года – это достаточно ответственное дело. При проверке данных очень часто обнаруживаются следующие ошибки, которые допустили сотрудники кадрового отдела:

  • неправильная запись фамилии, имени или отчества;
  • ошибки в написании даты рождения (иногда эта информация указывается прописью, что недопустимо);
  • не указана информация об образовании;
  • сокращены данные об образовании;
  • отсутствуют сведения о профессии или специальности работника;
  • нет подписи хозяина трудовой книжки;
  • нет печати предприятия на титульной страничке;
  • данные о трудоустройстве заполнены через шесть и более дней с момент выхода приказа о приеме на работу;
  • занесены данные о награждении в раздел о работе или наоборот.

Поправки в записях

В соответствии с правилами Трудового кодекса РФ, зачеркивать неправильные записи в разделе «Информация о работе» или исправлять ошибки нельзя. Если же существует необходимость изменить сведения в трудовой книжке, то следует вначале признать существующую запись недействительной, а только потом сделать новую. При нарушении нумерации записей о работе/награждении запись с неправильной нумерацией признается недействительной и ниже вносится та же информация, но под нужным порядковым номером.

Уничтожение бланков, признанных испорченными

Бланки трудовой книжки/вкладыши, которые испорчены или устарели, должны быть уничтожены. Данную процедуру проводят по правилам работы с бланками строгой отчетности, собрав комиссию, которая подтвердит факт уничтожения и составит соответствующий документ. В данном документе (акте) записываются их серийные номера и причина уничтожения бланков. В акте расписываются все участники комиссии, и он утверждается руководителем предприятия.

Особые ситуации

Нередко сотрудник отдела кадров сталкивается с вопросом о том, как необходимо отразить данные о невключении какого-либо срока в непрерывный трудовой стаж. Это зачастую случается при назначении гражданину РФ исправительных работ. В этом случае в трудовую книжку заносится соответствующая запись об исправительных работах. Делается она так же, как и запись об обычной трудовой деятельности (с указанием порядкового номера записи, даты и наименования документа, являющегося основанием для внесения записи).

Также к особым ситуациям относится присвоение работнику нового разряда, класса, категории или же получение новой профессии. Соответствующие отметки делаются в разделе информации о работе по правилам Трудового кодекса России.

Если в процессе трудовой деятельности сотрудника происходит переименование предприятия, сведения об этом факте также должны отразиться в трудовой книжке. Этот момент считается очень важным, так как после переименования организации изменяется ее печать, и при увольнении работника будет поставлен совсем другой штамп. При отсутствии записи о смене наименования организации Пенсионный фонд не засчитает время работы на этом предприятии в общий стаж. То же самое относится и к переименованию должности, которую занимает работник, и к изменениям в штатном расписании.

Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

Ваш комментарий:

*

*